Automatisation du traitement des factures fournisseurs

Environ 80 % des processus de factures fournisseurs sont basés sur l'utilisation du papier, ce qui représente un véritable fardeau pour les responsables de la comptabilité fournisseurs des entreprises*.

Les entreprises ayant renforcé leurs équipes comptables pour faire face à ce challenge ne constatent pourtant pas d'amélioration. Coûteux et inefficace, le traitement manuel des factures est souvent source d'erreurs et de risque pour les entreprises.

La dépendance aux traitements manuels et au format papier affecte indéniablement la productivité des services comptabilité. Ces derniers ne disposent pas du recul nécessaire pour évaluer objectivement cette dépendance. La reconnaître est le premier pas vers une meilleure pratique des processus de comptabilité fournisseur.

* Aberdeen Group

Le traitement des factures fournisseurs est un mal nécessaire. Or chaque règlement non enregistré, non autorisé, incorrect ou en doublon, chaque imputation de coût erronée, paiement en retard, remise perdue, fournisseur mécontent ou contrôle inexistant ne constitue pas une liste de problèmes, mais les symptômes d'un problème : celui d'un processus de traitement de factures inefficace.

Prenons le cas d'un règlement en retard. Le processus d'approbation est-il à l'origine de ce problème ? Les factures ont-elles été rangées dans une pile de documents et oubliées ? La saisie de la facture est-elle en cause ?

Vous ne pourrez répondre à cette question qu'après avoir analysé votre processus de gestion des factures fournisseurs.

Réception :

Collecte des factures provenant de différents fournisseurs ou centres de coûts et sous différents formats : lettre, fax, e-mail, EDI.

Coûts importants et risque de d'égarer les documents associés aux opérations manuelles de transfert ou d'expédition.

Saisie des données :
Erreurs générées par la saisie manuelle des données dans le système de comptabilité. Ce processus est consommateur de main d'oeuvre, et peut nécessiter un surcroît de ressources lorsque plusieurs centres de coûts sont impliqués et des conversions de devise nécessaires.

Approbation :
Délais supplémentaires dûs à l'acheminement et au traitement manuel ainsi qu'aux procédures de signatures qui peuvent mobiliser plusieurs services parfois situés dans plusieurs pays.

Règlement :
Impossibilité de maximiser les avantages financiers associés aux délais de règlement tels que les remises pour paiement anticipé ou les pénalités liées aux règlements en retard.

Reporting :
Incapacité à auditer le traitement des factures et leur règlement.

Classement :
Risque de classement incorrect
Coûts d'archivage élevés liés aux obligations légales et aux audits de gestion.