Automatisation du traitement des factures fournisseurs

Dans le meilleur respect des pratiques de traitement des factures fournisseurs, Esker on Demand met sa technologie de pointe à votre disposition pour vous aider à mieux gérer ce processus. Vous bénéficiez ainsi d'une diminution des coûts de chaque transaction et d'un cycle d'achats raccourci, tout en gagnant une visibilité et un contrôle total sur le traitement des factures fournisseurs. Les enregistrements suivants vous permettront d'avoir un premier aperçu de notre solution.

Les factures papier sont numérisées dès réception et confiées pour traitement au service Esker on Demand.

L'interface web de la solution permet de traiter les factures par lots.

• L'utilisateur ouvre l'application dans son navigateur internet habituel.
• En quelques clics, il extrait chaque facture du fichier.
• Chaque facture est ensuite traitée et automatiquement transmise à l'entité appropriée pour vérification.
• Les données sont extraites en fonction de règles prédéfinies via la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la technologie d'extraction de données intelligente Esker.

L'étape suivante comprend la vérification des données extraites automatiquement et l'imputation comptable de la facture.

• L'opérateur vérifie rapidement la cohérence des données extraites.
• Il complète la facture avec les informations d'imputation comptable et analystique.
• Le système conserve les informations saisies pour chaque fournisseur et les réutilise lors de tout nouveau traitement d'une facture d'un fournisseur existant.
• A l'issue de cette étape, la facture est créée dans l'ERP, bloquée en attente de règlement et transmise à la personne chargée de donner le bon à payer.

A partir de critères prédéfinis (et modifiables), la facture entre dans le workflow de validation de règlement. Plusieurs niveaux de validation peuvent être prédéfinis à partir d'informations telles que le centre de coût et le montant.

Ce scénario est basé sur un processus de validation à deux niveaux.

• Le premier approbateur, dans ce cas précis l'acheteur, reçoit une demande de validation de facture par e-mail. Il ouvre le formulaire de validation en ligne en cliquant sur un lien depuis l'e-mail.
• Consécutivement à cette première validation, le deuxième approbateur (par exemple, son responsable) reçoit une demande d'approbation de cette facture.
• Une fois le cycle complet de validation réalisé, la facture est automatiquement débloquée et bonne à payer.

Esker on Demand propose un suivi complet des factures et dispose de rapports prédéfinis qui permettent aux utilisateurs de contrôler et de gérer le processus plus efficacement. Ainsi, les utilisateurs ou responsables peuvent :

• Voir l'état d'avancement du traitement des factures fournisseurs..
• Contrôler les modifications effectuées tout au long du workflow.
• Suivre les différentes approbations.
• Analyser l'efficacité du processus, comme par exemple la performance et la charge de travail des personnes en charge de la comptabilité fournisseurs, les informations propres à chaque fournisseur et les problèmes de ralentissement du processus à certaines étapes.
• Exporter les rapports au format Microsoft Excel.
• Créer des rapports personnalisés.

Les groupes ou utilisateurs dûment autorisés peuvent accéder aux factures archivées instantanément sans perdre de temps à rechercher manuellement leur facture dans un classeur.

• Les factures sont automatiquement indexées.
• Des vues prédéfinies sont disponibles.
• Les factures peuvent être récupérées à partir de requêtes multi- critères ou de recherche Full-text.
• Les factures sont conservées et restent. consultables instantanément pour une durée de 11 ans.